Presentasi yang baik tidak dinilai dari desain slide-nya.
Lihat saja Steve Jobs yang hanya pakai background hitam di setiap presentasinya.
Bahkan, Mario Teguh yang punya jutaan fans pun jarang menampilkan slide presentasi di acaranya.
A. Sebelum presentasi
Presentasi yang baik dinilai sejak tahap persiapannya. Setidaknya ada enam hal yang perlu disiapkan:
1. Mengetahui tujuan dasar presentasi
Bagi mahasiswa, tujuan presentasi sidang skripsi bukanlah untuk meraih gelar tetapi untuk menilai hasil penelitian skripsinya. Begitu pula dengan jenis presentasi lainnya, selalu ada tujuan mendasar yang mungkin terlewat oleh kita.
Dengan memahami tujuan presentasi sebenarnya, kita bisa lebih berempati terhadap audience dan diri kita sendiri, sehingga tujuan besar presentasi tersebut lebih mudah dicapai.
2. Mengenali karakter audience yang dihadapi
Kualitas presentasi dinilai oleh audience, bukan dari diri kita sendiri. Jika kamu akan sidang skripsi, mulailah kenali karakter para dosen pengujimu, karena mereka yang akan menilai apakah presentasimu baik atau tidak.
Caranya, konsultasilah dengan para senior atau dosen lainnya yang mengenal dosen pengujimu. Metode ini juga berlaku untuk kamu yang baru bekerja dan akan presentasi di depan bosmu.
3. Menguasai (bukan menghapal) materi presentasi
Menguasai bukan berarti menghapal. Menguasai materi sama dengan memahami intisarinya. Misalnya, memahami tujuan, sebab-akibat, metodologi hingga kesimpulan materi presentasi.
Tidak ada salahnya jika kita hapal semua data yang ada di materi presentasi. Tapi, akan lebih efisien jika tidak menghabiskan waktu untuk menghapalkannya. Toh, data-data tersebut bisa ditampilkan di slide presentasi.
4. Memprediksikan masalah yang muncul di lokasi presentasi
Presentasi itu seperti berperang. Semakin baik kita mengenal medan perang, semakin besar kesempatan kita menang. Jangan sampai kita menggunakan tank di tanah yang berlumpur.
Lakukan survei ke lokasi presentasi, ketahuilah posisi colokan listrik, proyektor, tempat duduk audience, kondisi pencahayaan dan hal lainnya yang mempengaruhi proses presentasi. Prediksikan masalah yang mungkin muncul lalu siapkan solusinya.
5. Menyiapkan backup materi dan alat presentasi
Sudah sering terjadi presentasi tertunda karena masalah teknis, seperti proyektor tidak menyala, file gagal dibuka atau yang parah salah bawa file.
Untuk menghindarinya, masukkan file materi ke flashdisk cadangan dan unggah ke internet. Jika perlu, bawalah kabel, proyektor, modem internet dan laptopmu sendiri.
Perhatikan juga format file yang kamu gunakan. Ada dua format file presentasi yang umum digunakan, yaitu PPT dan PPTX. Keduanya adalah format file Microsoft PowerPoint, tetapi hanya PPT yang bisa dibuka di hampir semua versi PowerPoint (versi 97 hingga terbaru) dan software presentasi lainnya.
6. Mengetahui alokasi waktu presentasi
Mengukur waktu yang kita butuhkan saat presentasi itu penting. Jangan sampai presentasi kita terputus waktu sehingga audience tidak menerima pesan secara utuh.
Kalau presentasimu masih terlalu lama dari alokasi waktu yang diberikan, percepat tempo atau cukup menjelaskan inti presentasi saja.
Solusi lainnya, kamu bisa memanfaatkan sesi tanya-jawab untuk menjelaskan materi yang belum dipresentasikan, tetapi hanya kalau ditanyakan saja.
B. Saat presentasi
Persiapan yang baik perlu diikuti dengan eksekusi yang baik. Berikut langkah melakukan presentasi yang baik:
1. Tidak bertele-tele
Bertele-tele adalah tanda bahwa sang presenter tidak menguasai materi. Karena presentasi bukanlah kompetisi bicara, maka tidak perlu terburu-buru saat bicara.
Jika bingung atau lupa materi, lihatlah catatan atau slide presentasi. Kalau perlu, mintalah izin kepada audience untuk mengingat-ingat. Itu lebih baik ketimbang terus-terusan berbicara tanpa ada maksud/pesan yang disampaikan.
2. Menunjukkan outline presentasi
Outline atau garis besar presentasi akan membantu audience memahami pesan presentasi. Selain itu, outline juga berfungsi menjaga audience expectation agar tidak terlalu tinggi, sehingga mereka lebih bisa menilai presentasi kita secara objektif.
Sesuai definisinya, outline dapat berupa poin-poin atau sub-sub judul yang akan dijelaskan. Untuk presentasi sidang skripsi, outline-nya dapat berisi: landasan masalah, hipotesis, metodologi, kesimpulan dan lainnya.
3. Perlihatkan data dan fakta
Ada yang bilang, data itu seksi. Apalagi untuk kaum akademisi seperti dosen atau pimpinan di tempat kerja. Jangan heran jika mereka lebih senang diperlihatkan data, grafik atau fakta ketimbang opini.
Untungnya, skripsi menggunakan metodologi ilmiah, sehingga sudah tentu presentasi sidang skripsi lebih banyak dihiasi data dan fakta.
Namun, jika kamu akan mempresentasikan opinimu sendiri, ingatlah untuk menunjukkan data dan fakta yang mendukung opinimu tersebut. Dengan begitu, presentasimu menjadi tetap menarik di depan audience.
4. Menampilkan gambar yang relevan atau tidak sama sekali
Ingatlah kalimat pertama artikel ini. Jangan sampai isi presentasimu tidak menarik karena terlalu fokus mempercantik slide presentasi.
Tapi bukan berarti kita tidak peduli dengan desain slide presentasi. Setidaknya, hindari menggunakan gambar background yang menjadikan teks presentasi sulit dibaca. Hindari juga menampilkan gambar-gambar yang tidak relevan dengan topik presentasi.
Lebih baik menggunakan background warna hitam polos seperti yang dilakukan Steve Jobs di setiap presentasinya.
5. Membuat slide ucapan terima kasih
Tunjukkan rasa hormat terhadap audience dengan mengucapkan terima kasih di akhir presentasi. Agar terlihat lebih profesional, buatlah slide khusus di akhir presentasi untuk menunjukkan rasa terima kasih kepada audience.
C. Tahap tanya jawab presentasi
Di tahap inilah, banyak di antara kita yang melakukan kesalahan, karena berpikir presentasi telah selesai. Padahal, sesi tanya jawab adalah bagian dari presentasi, sehingga jika ingin melakukan presentasi yang baik, maka kita perlu menyiapkan sesi ini.
Berikut langkah melakukan sesi tanya jawab yang baik, seusai presentasi:
1. Tatap mata audience saat dia bicara
Menatap mata audience (menyimak) selama dia bicara sama dengan menghormatinya. Dengan begitu, dia juga terpicu untuk menghormati kita, sehingga proses tanya-jawab dapat berjalan dengan baik.
Kesalahan yang sering dilakukan adalah, sang presenter sibuk menyiapkan jawaban padahal audience belum selesai bicara.
2. Diam beberapa saat sebelum menjawab
Diam sejenak sebelum menjawab pertanyaan audience, memberi kesan bahwa kita tidak gegabah dan bijaksana. Keuntungan menerapkan teknik ini, kita menjadi punya waktu berpikir untuk mengolah kata yang tepat sebagai jawaban.
3. Mintalah izin untuk berpikir jika perlu
Jika ternyata kamu butuh waktu lebih lama untuk berpikir, jangan sungkan untuk meminta izin kepada audience. Bila memang kamu belum menemukan jawabannya, jangan ragu untuk mengakuinya ke audience, tentu dengan menyampaikan alasan ketidaktahuanmu tersebut.
Sebagian orang menilai presentasi kita telah gagal jika tidak dapat menjawab semua pertanyaan. Tapi, ingatlah bahwa mengakui ketidaktahuan secara gentle lebih baik ketimbang berpura-pura tahu.
Contoh presentasi yang baik
Ini adalah salah satu video presentasi terbaik semasa hidup Steve Jobs:
Banyak yang hal yang bisa dipelajari di video tersebut, mulai dari desain slide presentasi yang profesional, hingga belajar bagaimana cara Steve Jobs “diam” di antara kalimat presentasinya.